Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

A & D Media und Data GbR, Hedwig-Porschütz-Straße 30, 10557 Berlin, Deutschland. Vertreten durch die Gesellschafter Anastasiia Pylypenko und Denys Drobotov. E-Mail: info@halvista.com.

Einen Datenschutzbeauftragten haben wir nicht benannt, weil die gesetzlichen Voraussetzungen dafür nicht vorliegen. Fragen zum Datenschutz richten Sie bitte an die oben genannte E-Mail-Adresse.

2. Zwei Rollen: Verantwortlicher und Auftragsverarbeiter

Für Besucher unserer Website, für Interessenten und für die Nutzerkonten unserer Kunden sind wir Verantwortlicher im Sinne der DSGVO. Diese Erklärung bezieht sich darauf.

Daten, die unsere Kunden mit Halvista verarbeiten (zum Beispiel Nachrichten ihrer Endkunden in Chat, WhatsApp, Instagram, Telegram oder E-Mail), verarbeiten wir als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO im Auftrag des jeweiligen Kunden. Verantwortlich ist dann der Kunde; Grundlage ist unser Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV). Endkunden wenden sich mit Fragen und Anträgen bitte an das Unternehmen, mit dem sie geschrieben haben.

3. Besuch der Website

Die Website wird auf Servern der Hetzner Online GmbH in Deutschland betrieben. Beim Aufruf verarbeitet der Server technisch notwendig Ihre IP-Adresse, um die Seite auszuliefern. Wir führen keine Zugriffsprotokolle mit IP-Adressen über die Auslieferung hinaus.

Wir setzen auf halvista.com keine Cookies, keine Analyse- oder Tracking-Werkzeuge und keine Werbepixel ein. Schriftarten und Skripte werden von unserem eigenen Server geladen, nicht von Drittanbietern.

Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einem sicheren und funktionsfähigen Angebot (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

4. Kontakt per E-Mail und Kontaktformular

Das Kontaktformular öffnet Ihr eigenes E-Mail-Programm; über die Website selbst werden keine Formulardaten übertragen. Wenn Sie uns schreiben, verarbeiten wir Ihre Angaben (Name, E-Mail-Adresse, Unternehmen, Inhalt der Nachricht), um Ihre Anfrage zu beantworten.

Unsere E-Mail-Postfächer werden von der IONOS SE in Deutschland betrieben. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragsanbahnung) bzw. lit. f (Beantwortung allgemeiner Anfragen). Anfragen löschen wir, wenn sie erledigt sind und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen.

5. Nutzerkonto in der Anwendung

Für das Konto in app.halvista.com verarbeiten wir Name, geschäftliche E-Mail-Adresse, das Passwort (nur als sicherer Hash), die Rolle im Team, Anmeldezeitpunkte sowie Einstellungen des Arbeitsbereichs.

Zur Anmeldung setzen wir ein technisch notwendiges Sitzungs-Cookie. Es dient nur dazu, Sie angemeldet zu halten, und wird beim Abmelden oder nach Ablauf der Sitzung ungültig (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG).

Rechtsgrundlage ist die Erfüllung des Vertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Kontodaten löschen wir nach Vertragsende, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

6. Zahlungen und Rechnungen

Zahlungen wickeln wir über Stripe Payments Europe, Limited, 1 Grand Canal Street Lower, Dublin 2, Irland ab. Stripe verarbeitet dafür Name, Rechnungsadresse, USt-IdNr., E-Mail-Adresse und Zahlungsdaten. Vollständige Kartendaten erhalten wir nicht.

Stripe kann Daten auch in Drittländer, insbesondere in die USA, übermitteln. Grundlage sind das EU-US Data Privacy Framework bzw. die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission. Für eigene Zwecke wie Betrugsprävention handelt Stripe als eigener Verantwortlicher.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b und c DSGVO. Rechnungen bewahren wir nach § 147 AO und § 257 HGB bis zu zehn Jahre auf.

7. Künstliche Intelligenz

Für die Antwortvorschläge und automatischen Antworten nutzen wir die API von Mistral AI (Mistral AI SAS, 15 rue des Halles, 75001 Paris, Frankreich) über deren EU-Endpunkt mit Verarbeitung in Rechenzentren der EU. Übermittelt werden nur die für die jeweilige Antwort nötigen Inhalte (Gesprächsverlauf, Wissensbasis des Kunden, Bestelldaten).

Wir nutzen den kostenpflichtigen Dienst; die Inhalte werden nicht zum Training von KI-Modellen verwendet. Antworten der KI werden im Widget und im Posteingang als KI-Antworten gekennzeichnet (Art. 50 KI-Verordnung).

8. Chat-Widget auf Websites unserer Kunden

Das Widget speichert nichts auf dem Gerät des Besuchers, bevor dieser den Chat selbst öffnet. Danach wird nur eine Sitzungskennung gespeichert, damit das Gespräch fortgesetzt werden kann. Verantwortlich für die Gesprächsinhalte ist der Betreiber der jeweiligen Website.

9. Empfänger und Speicherort

Wir setzen folgende Auftragsverarbeiter ein; die aktuelle Liste mit Zweck und Ort steht unter „Subunternehmer“:

• Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland — Hosting, Datenbank und Backups in Deutschland
• Mistral AI SAS, 15 rue des Halles, 75001 Paris, Frankreich — KI-Verarbeitung in der EU
• Stripe Payments Europe, Limited, 1 Grand Canal Street Lower, Dublin 2, Irland — Zahlungsabwicklung
• IONOS SE, Elgendorfer Str. 57, 56410 Montabaur, Deutschland — E-Mail-Postfächer

Kanäle wie WhatsApp, Instagram, Messenger oder Telegram verbindet der Kunde mit eigenen Konten. Für die Übertragung über diese Dienste gelten deren Bedingungen und Datenschutzhinweise; diese Anbieter können Daten auch außerhalb der EU verarbeiten.

10. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 21 DSGVO). Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

Schreiben Sie dazu an info@halvista.com.

Sie können sich außerdem bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren. Für uns zuständig ist die Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit, Alt-Moabit 59–61, 10555 Berlin.

11. Löschung Ihrer Daten

Halvista-Konto: Schreiben Sie von der E-Mail-Adresse des Kontoinhabers an info@halvista.com und bitten Sie um Löschung. Wir bestätigen den Eingang und löschen das Konto mit allen Daten innerhalb von 30 Tagen; bis dahin können Sie Ihre Daten exportieren lassen. Zugangsdaten zu verbundenen Kanälen (z. B. Tokens von Meta für WhatsApp und Instagram) werden dabei mitgelöscht. Rechnungsdaten bewahren wir auf, solange Steuer- und Handelsrecht es verlangen (bis zu 10 Jahre). Datensicherungen werden im regulären Zyklus überschrieben.

Daten aus Gesprächen mit Kunden unserer Kunden: Verantwortlich ist das jeweilige Unternehmen; es löscht diese Daten selbst in Halvista – einzelne Kunden mit allen Gesprächen, Nachrichten und Dateien in der Kundenkarte („Kunde und Gespräche löschen“) und automatisch nach der eingestellten Aufbewahrungsfrist (voreingestellt 12 Monate ohne neue Nachricht, änderbar unter „Datenaufbewahrung“).

Wenn Sie mit einem Unternehmen über Halvista geschrieben haben und die Löschung wünschen, wenden Sie sich bitte an dieses Unternehmen. Anfragen, die bei uns eingehen, leiten wir unverzüglich an das Unternehmen weiter und unterstützen es bei der Löschung.

12. Sicherheit

Verbindungen sind per TLS verschlüsselt. Zugangsdaten zu Kanälen und Integrationen speichern wir verschlüsselt. In Protokollen werden E-Mail-Adressen, Telefonnummern und Nachrichteninhalte maskiert.

13. Änderungen

Wir passen diese Erklärung an, wenn sich unsere Verarbeitung oder die Rechtslage ändert. Es gilt die jeweils hier veröffentlichte Fassung.